Тезисы:

Деятельность государственного учреждения “Главное управление охраны памятников г.Москвы” (ГУОП г.Москвы) как специально уполномоченного государственного органа охраны памятников истории и культуры субъекта Российской Федерации основана на выполнении значительного количества учетных, экспертных, контрольных, распорядительных, организационно-методических, научно-исследовательских и иных функций, связанных с государственной охраной недвижимых памятников истории и культуры, выявленных недвижимых объектов историко-культурного наследия и ценных объектов исторической застройки города Москвы и их территорий и государственным контролем за их сохранением и использованием.
Большое количество недвижимых объектов историко-культурного наследия и ценных объектов, находящихся в городе Москве, разнообразный их типологический состав, интенсивность хозяйственной деятельности на территориях исторического города порождают интенсивный документооборот, ежегодно насчитывающий свыше 10000 документов.

Эффективно выполнять указанные функции и обрабатывать подобный объем информации невозможно без создания современной системы автоматизированного документооборота учреждения, учитывающего все особенности документационного обеспечения в области государственной охраны, сохранения и использования объектов культурного наследия.

В докладе рассматривается концепция системы автоматизированного документооборота регионального органа охраны памятников, основанная на интеграции с данными единого государственного реестра объектов культурного наследия и историко-культурного опорного плана города Москвы.

Особенностью данной концепции является использование принципа независимого параллельного документирования информации в системе автоматизированного документооборота.


Основой независимого документирования является представление каждого документа в трех независимых хранилищах информации (пользовательском, регистрации и контроля и архивном).

Технологии записи, хранения и извлечения документов из хранилищ информации могут адаптироваться под особенности номенклатуры дел конкретного регионального органа охраны памятников.

В настоящее время специалистами Центра информационного обеспечения и технологий охраны наследия (ЦИОТОН) совместно со специалистами Научно-исследовательского методического центра (НИМЦ) Главного управления охраны памятников г. Москвы разработана обобщенная схема функционирования информационной системы регионального органа охраны памятников, включающая в себя модель документооборота (входящий, исходящий, внутренний и проходящий потоки документов), а также регламент документооборота и классификацию документов с образцами бланков документов.


В основе технологического решения системы автоматизированного документооборота использована интранет-система на базе MS Exchange Server (сервер документооборота) и MS Outlook (клиент документооборота).
Создание и редактирование документов осуществляется стандартными средствами MS Word, MS Excel, MS PowerPoint.
Технология предусматривает возможность использование иных типов документов (AutoCad Map, 1C и прочие).
Структурированная информация включается в документы с использованием технологий MS SQL Server (сервер базы данных), MSDE Access (клиент).

Предусматривается гибкость адаптации разрабатываемой технологии автоматизированного документооборота к особенностям региональных органов охраны памятников.